• Česky
  • English
  • Deutsch
  • sobota 24. 6. 2017, svátek má Jan, zítra Ivan

    INFORMACE O PROVOZU PODATELNY MĚSTA KOJETÍNA (MĚSTSKÝ ÚŘAD KOJETÍN, MĚSTSKÁ POLICIE KOJETÍN) A O PODMÍNKÁCH PŘIJÍMÁNÍ DOKUMENTŮ

    Adresa podatelny pro doručování dokumentů v analogové podobě a dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat:

    Městský úřad Kojetín
    Masarykovo náměstí 20
    Kojetín, Kojetín I-Město
    75201 Kojetín

    Úřední hodiny podatelny:

    Po,St:      8:30 - 11:30, 12:30 - 17:00
    Út,Čt:       8:30 - 11:30, 12:30 - 14:30
    Pá:          8:30 - 11:30

    Podání dokumentů v analogové podobě

    Dokumenty je možno předat podatelně MěÚ Kojetín v rámci úředních hodin osobně, pracovnice podatelny na požádání potvrdí na kopii dokumentu jeho převzetí.

    Doporučujeme veškeré dokumenty v podání řádně označit, vyznačit přílohy – jejich počet i počet stran.

    Dokumenty je možno MěÚ Kojetín doručovat prostřednictvím doručovacích a poštovních služeb.

    Zásilky určené jiným osobám, i pokud mají totožnou doručovací adresu s MěÚ Kojetín, podatelna nepřijímá. Je-li však Českou poštou na adresu ohlašovny doručena dodejka  vhozením zásilky do schránky (osobě, která zde má evidenční adresu pobytu) a není možno zásilku poště vrátit, zašle podatelna zásilku (neotevřenou) odesilateli. Není-li možné zásilku odesilateli vrátit, je tato uložena na podatelně MěÚ odděleně od ostatních dokumentů a skartována po uplynutí 1 roku (mimo skartační řízení). O takto uložených zásilkách vede podatelna evidenci (mimo Spisovou službu) s uvedením data doručení zásilky, údajů o adresátovi, data předání zásilky adresátovi, případně data skartace.

    Pracovnice podatelny rovněž nepřevezme zásilku, u které odesilatel plně neuhradil poštovné a příjemce zásilky by tedy musel uhradit doplatek (výjimka u očekávaných zásilek po konzultaci s vedoucím příslušného odboru).

    Podání formou e-mailu

    Elektronická adresa podatelny:

    radnice@radnice.kojetin.cz

    Na tuto adresu je možno zasílat e-mailové zprávy a podání. U oficiálních podání a podnětů (např. podle správního řádu) je nezbytné, aby byly opatřeny zaručeným elektronickým podpisem.

    Po ověření čitelnosti podání a pravosti elektronického podpisu, potvrdí podatelna odesílateli příjem. Současně v této zprávě uvede, zda zpráva obsahuje všechny náležitosti.

    Je-li uznávaný elektronický podpis (značka nebo razítko) neplatný a tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování, podatelna o tom vyrozumí odesílatele.

    Pokud by MěÚ bylo doručeno elektronické podání, ze kterého není zcela zřejmé, že jde o podání, na kterém je elektronický podpis nezbytný a které by nebylo opatřeno elektronickým podpisem, po zaevidování podatelna předá podání zpracovateli. Odesilatele pak (podle povahy věci) vyzve zpracovatel podání, aby nedostatek odstranil a k podání připojil svůj elektronický podpis a poučí jej o dalším postupu.

    Jednou e-mailovou zprávou je zasíláno vždy pouze jedno podání o maximální velikosti 10 MB.

    Pokud je součástí jednoho podání více elektronických dokumentů, musí být zřejmé, který dokument je vlastním podáním a které dokumenty jsou přílohami podání.

    U dokumentu v digitální podobně, který není podatelně dostupný, ale lze z něj určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu, vyrozumí podatelna MěÚ o zjištěné vadě. Pokud se nepodaří odesilateli vadu odstranit, MěÚ Kojetín dokument dál nezpracovává.

    Ostatní e-mailové adresy, uvedené na webových stránkách města Kojetína, (na jednotlivé odbory, zaměstnance i členy zastupitelstva města) slouží jen k operativní, neoficiální komunikaci.

    Datové formáty, přípustné pro dokumenty, přenášené jako přílohy e-mailovou zprávou:

    doc/docx, pdf, xls/xlsx, rtf, txt, htm/html, gif, jpeg, jpg, tif, bmp, png.

    Spustitelné soubory (např. exe, com apod.) a archivy (zip, rar apod.) nebudou přijímány a budou z bezpečnostních důvodů smazány. Stejně tak nebudou přijímány a budou ihned odstraňovány dokumenty, které obsahují chybný formát nebo počítačový program, který je způsobilý přivodit škodu na výpočetní technice nebo na informacích zpracovávaných Městem Kojetínem, popřípadě je způsobilý zpracovávané informace zneužít (dále jen škodlivý kód). Takový dokument v digitální podobě se pak považuje za nedoručený.

    V případě pochybností vzneste dotaz na naši e-podatelnu, kde Vám naši pracovníci sdělí, zda je daný formát akceptovatelný.

    Podání prostřednictvím datové schránky

    Identifikátor datové schránky:

    r3cb8hq

    Datové formáty dokumentů, obsažených v datové zprávě, ve kterých MěÚ Kojetín přijímá dokumenty v digitální podobě, jejich technické a jiné parametry:

    I. Přípustnými formáty datové zprávy, dodávané do datové schránky, jsou za splnění podmínek uvedených v bodech II a III formáty:

    a) pdf (Portable Document Format)

    b) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving)

    c) xml (Extensible Markup Language Document)

    d) fo/zfo (602XML Filler dokument)

    e) html/htm (Hypertext Markup Language Document)

    f) odt (Open Document Text)

    g) ods (Open Document Spreadsheet)

    h) odp (Open Document Presentation)

    i) txt (prostý text)

    j) rtf (Rich Text Format)

    k) doc/docx (MS Word Document)

    l) xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet)

    m) ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation)

    n) jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)

    o) png (Portable Network Graphics)

    p) tif/tiff (Tagged Image File Format)

    q) gif (Graphics Interchange Format)

    II. Formáty uvedené v bodu I jsou přípustnými formáty datové zprávy, dodávané do datové schránky, obsahují-li odpovídající příponu. Příponou se rozumí vnější znak formátu datové zprávy, který umožňuje programovému vybavení určení typu datového souboru.

    III. Formát uvedený v bodu I písm. c) je přípustným formátem datové zprávy, dodávané do datové schránky, odpovídá-li veřejně dostupnému XSD schématu, publikovanému příjemcem datové zprávy.

    Maximální velikost datové zprávy dodávané do datové schránky je 10MB.

    Podání doručená na technickém nosiči dat (osobně nebo prostřednictvím poštovních a doručovacích služeb)

    Technické nosiče dat, na kterých podatelna přijímá dokumenty v digitální podobě a jejich technické parametry:

    Dokumenty na technickém nosiči podatelna přijme pouze po kontrole nosiče pomocí antivirového programu. Mechanicky poškozený nosič nebo nosič obsahující chybný formát nebo škodlivý kód  pracovník nesmí přijmout. Při osobním podání jej vrátí osobě, která nosič přinesla; při doručení prostřednictvím doručovacích a poštovních služeb vyrozumí o skutečnosti odesilatele (elektronicky, telefonicky, písemně i s vrácením nosiče). Vyrozumět odesilatele může i zpracovatel, pokud je z podání zřejmé, kdo by zpracovatelem měl být a podatelna mu předá zaevidované podání k vyřízení. Pokud není znám kontakt na odesilatele, předá věc zpracovateli s označením nosiče jako vadného. Pokud je podáním jen samotný nosič, zaeviduje nosič jako vadný a věc dále nevyřizuje.

    Datové zprávy jsou přijímány ve formátech: doc/docx, pdf, xls/xlsx, rtf, txt, htm/html, gif, jpeg, jpg, tif, bmp, png.V případě pochybností vzneste dotaz na naši e-podatelnu, kde Vám naši pracovníci sdělí, zda je daný formát akceptovatelný.

    Datové zprávy jsou přijímány na těchto nosičích: CD-R, CD+R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW nebo jiných technických nosičích a médiích (flash disk formátovaný pro některý z „windowsovských“ systémů souborů - FAT, NTFS). V případě osobního doručení elektronického podání musí být předáno jedno elektronické podání na jednom technickém nosiči. Předaný nosič se nevrací. Podatelna nezajišťuje tisk dokumentů z předaných nosičů.

    Nakládání s chybnými, poškozenými nebo nebezpečnými datovými zprávami a elektronickými dokumenty:

    Nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý způsobit škodu na informačním systému MěÚ nebo na zpracovávaných informacích:

    Dokumenty, které obsahují chybný formát nebo počítačový program, který je způsobilý přivodit škodu na výpočetní technice nebo na informacích zpracovávaných Městem Kojetínem, popřípadě zpracovávané informace zneužít (dále jen škodlivý kód), pracovnice podatelny neotevírá a ihned vyrozumí správce počítačové sítě a tento rozhodne o dalším nakládání s dokumentem (např. jeho zničení). Takový dokument v digitální podobě se pak považuje za nedoručený.

    Je-li pracovnice podatelny, která zprávu přijala, schopna z dokumentu, který škodlivý kód obsahoval, vyčíst elektronickou adresu odesilatele, neprodleně ho vyrozumí o zjištění škodlivého kódu a o zničení dokumentu.

    O přijetí dokumentu v digitální podobě, u kterého byl zjištěn škodlivý kód a o vyrozumění odesílatele, vede podatelna zvláštní evidenci, do které hlásí k evidování údaje všichni pracovníci MěÚ a MP, kterým byl dokument se škodlivým kódem doručen.

    Důsledky doručení neúplného nebo poškozeného dokumentu v digitální podobě, které nejsou podáním nebo podnětem:

    Je-li z doručeného dokumentu zřejmé, že nejde o podání ani podnět a je zřejmé, kterému pracovníkovi úřadu je dokument určen, přepošle podatelna dokument tomuto zpracovateli k dalšímu vyřízení (vyrozumění odesilatele nebo odstranění dokumentu – podle povahy dokumentu a možnosti kontaktování odesilatele). Není-li zřejmé, o jakou věc se jedná a kterému pracovníkovi úřadu by tedy měla být určena a je-li to možné, vrátí podatelna dokument odesilateli s upozorněním na neúplnost či poškození. Jinak dokument zaeviduje jako vadný a věc dále nevyřizuje.

    Uvedená pravidlavychází zejména z následujících právních předpisů:

    - vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

    - z.č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

    - vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobnosti užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů

    - z.č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů

    - z.č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů

    - z.č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů